Copilot dans PowerPoint : comment respecter votre charte graphique

Vous avez peut-être déjà demandé une présentation à Copilot dans PowerPoint. Les diapositives arrivent vite et le texte tient la route, mais les couleurs, les polices ou la mise en page ne ressemblent pas à celles de votre entreprise. Ce décalage s'explique : Copilot reprend la charte graphique du modèle PowerPoint que vous lui donnez, et sans modèle il risque de produire des mises en page génériques. Cet article vous montre comment lui faire respecter votre charte, puis comment corriger une diapositive qui s'en écarte.

Copilot est-il disponible dans votre PowerPoint ?

Chercher l'icône Copilot sans la trouver a de quoi agacer, surtout quand une présentation attend. Avant de parler de charte, mieux vaut vérifier que vous y avez accès.

Dans PowerPoint pour Windows, pour Mac ou pour le web, Copilot s'ouvre avec l'icône placée en bas à droite de la diapositive. Si vous ne la voyez pas, Copilot n'est peut-être pas inclus dans votre abonnement Microsoft 365, ou pas disponible selon les paramètres de votre organisation. Vous pouvez vérifier votre licence vous-même, car une étiquette affichée sous votre nom, sur la page d'accueil de Microsoft 365, indique votre niveau d'accès.

Un module complémentaire est une licence qui s'ajoute à votre abonnement Microsoft 365, et votre administrateur l'attribue.

Les bonnes pratiques :

• Connectez-vous à Microsoft 365 avec votre compte professionnel, puis faites défiler la page d'accueil jusqu'à votre compte pour lire l'étiquette.
• Travaillez dans un fichier PowerPoint et restez connecté à Internet, car Copilot dans PowerPoint a besoin des deux.
• Contactez votre administrateur si l'étiquette indique Copilot Chat (de base), puisque cette licence ne donne pas accès à Copilot dans PowerPoint.

Pourquoi Copilot ne suit-il pas votre charte graphique dans PowerPoint ?

Les diapositives sont propres et bien rédigées, et pourtant la présentation ne ressemble pas à celles de votre entreprise. C'est frustrant, car il vous reste à tout reprendre à la main.

Copilot lit votre charte dans le fichier ouvert. Il regarde d'abord les diapositives d'exemple du modèle et ses dispositions, c'est-à-dire ses mises en page toutes prêtes. Il observe ensuite les textes, les formes et les images de ces diapositives, puis il lit votre demande. Quand vous partez du modèle de votre organisation, Copilot comprend que vous voulez conserver son thème et réutiliser ses dispositions. Le thème désigne les couleurs et les polices de référence enregistrées dans le fichier.

Sans ces repères, Copilot peut produire des dispositions génériques et une mise en forme minimale. Un modèle incomplet pose le même problème. Quand il contient trop peu de diapositives d'exemple, Copilot se rabat sur le masque des diapositives, la page de base qui commande toutes les autres, et le résultat est moins bon. Copilot apprend enfin des réglages du thème, mais pas des couleurs ou des polices appliquées à la main sur une diapositive.

Les bonnes pratiques :

• Créez votre présentation à partir du modèle de l'entreprise avant de lancer Copilot. Pour un modèle enregistré sur votre ordinateur, ouvrez Fichier, puis Nouveau, choisissez Personnel et double-cliquez sur le modèle.
• Enregistrez une copie d'une présentation récente à la charte si vous n'avez pas le fichier modèle, puis lancez Copilot dans cette copie, car une présentation à l'image de l'entreprise peut servir de modèle.
• Demandez à la personne qui gère le modèle d'y ajouter une diapositive d'exemple complète pour chaque usage courant, comme la page de titre, l'ordre du jour, les données ou la conclusion.
• Demandez-lui aussi de régler les couleurs et les polices de la charte dans le thème, et d'utiliser des espaces réservés (les cadres en pointillés) plutôt que des zones de texte.

Comment utiliser le kit de marque de votre entreprise ?

Rouvrir le bon modèle à chaque présentation finit par lasser, surtout quand plusieurs versions circulent dans l'entreprise. Le kit de marque vous épargne cette recherche, si votre organisation en a publié un.

Le kit de marque rassemble les logos, les couleurs, les polices et les modèles approuvés par votre organisation, et il peut aussi contenir des règles pour les photos et le ton de la marque. Vous le choisissez dans PowerPoint, et Copilot applique alors le contenu du kit aux diapositives qu'il produit. Des responsables de marque, que l'administrateur informatique désigne, gèrent le kit officiel proposé à toute l'organisation. Cette fonction demande aussi une licence Microsoft Copilot Premium.

Les bonnes pratiques :

• Demandez au service communication, ou à la personne qui gère la charte, si votre organisation a publié un kit de marque officiel.
• Ouvrez le volet Copilot dans PowerPoint, sélectionnez le bouton +, puis Sélectionner une marque, et choisissez le kit avant de taper votre demande.
• Faites reformater par Copilot, une fois le kit choisi, une présentation existante au style du modèle de l'entreprise, en lui demandant d'ajuster les couleurs et les polices.
• Faites-lui vérifier la présentation par rapport aux directives de marque avant de la diffuser.

Que faut-il écrire dans votre demande à Copilot ?

Devant la zone de saisie, il est tentant d'écrire une ligne et d'attendre le résultat. Quand il déçoit, il devient difficile de savoir quoi corriger.

Votre demande s'appelle une invite dans Copilot, et le mot anglais prompt désigne la même chose. Une invite complète précise l'objectif, le contexte, la source et les attentes. La source désigne les informations que Copilot doit utiliser. Seul l'objectif est indispensable, mais les autres éléments orientent le résultat. Dans PowerPoint, le contexte dit à Copilot pour qui vous écrivez, et les attentes servent à poser vos règles de forme.

Pensez aussi à la longueur des textes. Quand un texte manque de place, Copilot ne réduit ni la taille de la police ni celle de son cadre. Il ajoute plutôt d'autres éléments de mise en page, et la diapositive s'éloigne du modèle.

Les bonnes pratiques :

• Lancez une nouvelle présentation depuis l'icône Copilot, en choisissant Ajouter du contenu puis Mode Agent, avant de taper votre demande.
• Indiquez à qui s'adresse la présentation et ce que ce public doit en retenir.
• Précisez le nombre de diapositives et demandez une idée par diapositive, avec des textes courts.
• Demandez à Copilot de réutiliser les dispositions du modèle ouvert.
• Répondez à ses questions sur le public et le style, puis corrigez le plan dans la conversation avant de lancer les diapositives.
• Prévoyez plusieurs échanges, car une même demande peut donner des réponses différentes.

Comment éviter de répéter vos règles à chaque demande ?

Recopier les mêmes consignes de forme à chaque présentation devient vite fastidieux, et un seul oubli suffit pour qu'une diapositive sorte de la charte.

Copilot dans PowerPoint peut garder ces consignes dans une compétence (skill en anglais), c'est-à-dire une instruction enregistrée qu'il peut réutiliser. Vous pouvez l'enregistrer pendant que vous faites la tâche une fois. Copilot rédige alors les instructions à partir de vos modifications et range la compétence dans votre dossier personnel, sur OneDrive.

Les bonnes pratiques :

• Choisissez une tâche de mise en forme que vous refaites souvent, comme le placement du logo, la mise en forme des graphiques ou le nettoyage des tableaux.
• Ouvrez le volet Copilot, sélectionnez +, puis Choisir des compétences et, en bas de la liste, Gérer les plug-ins & les compétences.
• Sélectionnez Ajouter une compétence, puis Enregistrer une compétence, dans la rubrique Compétences personnalisées.
• Faites la tâche en moins de 10 minutes, puis sélectionnez Arrêter quand toutes vos modifications apparaissent dans la présentation.
• Relisez le nom, la description et les instructions proposés par Copilot, corrigez-les si besoin, puis sélectionnez Charger.
• Appelez ensuite la compétence depuis Choisir des compétences, ou en tapant son nom précédé de @ dans votre demande.

Que faire quand une diapositive sort de votre charte ?

Même avec le bon modèle, une diapositive déborde parfois ou change de mise en page. Rassurez-vous, elle se corrige sans relancer toute la présentation.

Un texte trop long ou une disposition mal choisie suffit à décaler une diapositive. La relecture reste nécessaire dans tous les cas, car le contenu produit par Copilot doit être examiné et modifié par une personne.

Les bonnes pratiques :

• Demandez à Copilot, dans la conversation, de raccourcir le texte de la diapositive qui déborde.
• Changez la mise en page avec le bouton Disposition de l'onglet Accueil, en choisissant une disposition du modèle.
• Cliquez sur Rétablir, dans l'onglet Accueil, pour ramener la diapositive à sa disposition d'origine. Le contenu que vous avez ajouté reste en place.
• Choisissez les couleurs du thème quand vous corrigez une diapositive à la main, pour qu'elle reste liée à la charte.
• Relisez chaque diapositive avant de diffuser la présentation, en comparant ses couleurs, ses polices et son logo à votre charte.

Si vous ne parvenez pas à modifier ou à supprimer un logo, il est peut-être posé sur le masque des diapositives ou sur une disposition. Il fait alors partie du modèle, et mieux vaut le laisser à sa place.

Les bonnes pratiques à retenir

• L'étiquette sous votre nom, dans Microsoft 365, confirme votre accès à Copilot dans PowerPoint.
• La présentation part du modèle de l'entreprise, ou d'une copie d'une présentation à la charte.
• Le kit de marque de l'organisation est sélectionné dans le volet Copilot, quand il en existe un.
• La demande précise le public, le nombre de diapositives et la longueur des textes.
• Les mises en forme que vous refaites souvent sont enregistrées dans une compétence.
• Aucun texte ne déborde de son cadre.
• Chaque diapositive a été relue et comparée à la charte.

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